As dietas e a quilometragem podem gerir mais e melhor

Na hora de liquidar as dietas e as despesas de quilometragem de circulação por motivos de trabalho, que não estão incluídos na folha de pagamento, é relevante saber se tem caráter remuneratório ou compensatório. A importância reside no fato de que em um ou em outro caso, o impacto do IRS é diferente. A sua correcta gestão a todos os níveis –controle de custos, tratamento fiscal, etc.– é um fator básico para conseguir equilibrar positivamente o balanço econômico de qualquer empresa.


 

dietas e quilometragem

As despesas de quilometragem integram qualquer fator relacionado com os llamadosgastos de locomoção que agrupam qualquer conceito econômico relacionado com o transporte do trabalhador. Assim, podemos dividir esses custos em:



  • Custo do serviço: deslocamentos em transporte público como bilhetes de comboio, avião, custos de táxi, entre outros.

  • Custos do consumo e manutenção: transfers em veículo privado como combustível, desgastes, seguros, entre outros.

Geralmente, é possível encontrar alguns limites para o que se considera quilometragem e o que não. Neste caso, não são consideradas despesas de quilometragem:



  • Multas de trânsito e estacionamento.

  • Mobilidade com o veículo não relacionada com o negócio.

Por outro lado, uma dieta é a quantidade económica do que a empresa destina a retribuir os gastos relacionados que o empregado gera durante uma viagem a trabalho. O conceito de dieta pode ser dividido em :



  • Manutenção: despesas com a manutenção do empregado.

  • Estadia: despesas relacionadas com o alojamento.

Não são considerados como dietas:



  • Embora pareça óbvio, as refeições e as viagens não relacionadas com o negócio.

  • No caso de receber convites das dietas não são cumulativas, se gastam ou se perdem. Se o trabalhador aceitou um convite, perde o direito à dieta que lhe tivesse correspondido.

  • Dietas extra para a manutenção contratada.

  • Despesas pessoais, que não são indispensáveis para desempenhar o trabalho profissional.

dietas e quilometragemObviamente, tanto as dietas como os quilómetros são despesas que ocorrem em todas as viagens de trabalho, o que em muitos casos podem ser englobadas em um conceito mais amplo, que seriam os gastos de viagem e representação.


Os montantes de dietas e planos de milhagem estão sujeitos a alterações, seja por decisões internas da empresa ou por causas externas, como mudanças na legislação ou na fiscalidade–. Costumam fixar atualizações anuais, ou para um número de anos, adicionando o aumento do IPC e, às vezes, uma percentagem adicional.


Assim, no caso de querer saber mais sobre a regulamentação das dietas na empresa, o trabalhador deve consultar a convenção coletiva no âmbito da política de viagens. Por outro lado, para saber o valor da milhagem da empresa deve recorrer-se, também, ao acordo coletivo ou, na sua falta, à convenção do setor


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Isenções de IRS de dietas e quilometragem


Para que as despesas de transporte, abonos de trabalho e custos por alimentos isentos de pagar IRS, o deslocamento deve ocorrer fora do local habitual de trabalho e a residência, tem que ser levado a cabo por questões profissionais , e durante um período continuado inferior a nove meses. No caso de que a viagem se realize com um veículo privado, o pagamento máximo é de 0,19 € por quilómetro para que se mantenha a isenção do imposto. Para as despesas de pedágio e estacionamento fará falta o comprovante. Quando o deslocamento seja em transporte público a dieta também estará isento de pagar IRS.

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O montante das despesas de manutenção (estabelecimentos hoteleiros) e estadia (alojamentos), consoante o estabelecido na convenção de cada empresa. Estas variam entre os 8 e os 90 euros, mas estão isentos de pagar o IRS se for inferior a 53,34 euros por dia para território nacional e 91,35 euros no estrangeiro, com pernoita. Sem pernoite, os limites são de 26,67 euros por dia, em Portugal e 48,08 euros no estrangeiro. Os gastos de estadia, não há limitação legal, devendo apenas ser comprovada a despesa com factura ou documento equivalente.


Juntamente com a fatura, sempre há que creditar o dia, o lugar e o motivo de deslocamento. Desta forma, você pode provar que os deslocamentos são em um município diferente do local habitual de trabalho e que não alongar mais de 9 meses, de forma contínua. Em caso de exceder os limites estabelecidos, deve declarar esses excessos. A tabela abaixo resume as condições limite acima.


Deve ter em conta que, desde há alguns anos, uma alteração na Lei Geral da Segurança Social obriga as empresas adeclarar todos os conceitos retributivos da folha de pagamentode seus trabalhadores. A comunicação deve ser feita através do arquivo CRA (Conceitos Retributivos Assinantes) que é enviado para o Sistema de REDE.


dietas e quilometragem


Isso levou alguns pagamentos que as empresas obviaban incorporar na folha de pagamento agora devam ser declarados e, portanto, estejam sujeitos a IRS. Daí a importância da justificação e os limites de gastos tão comuns no funcionamento de uma empresa, como são as dietas e a quilometragem de seus trabalhadores em deslocação.


Os modelos de gestão das dietas e kilometrajes

dietas e quilometragem

Existem vários modelos de gestão dos mesmos e a empresa deve escolher o que melhor se adapte aos seus interesses, necessidades, setor, características, tipo e frequência dos deslocamentos e viagens de seus funcionários. Os principais são:



  • Modelo fixo. Estabelece-Se uma quantidade fixa para um ou um conjunto de despesas. Nestes casos, a empresa renuncia a ter um controlo exaustivo para agilizar o circuito, reduzindo o trabalho de elaboração e controle de planilhas de despesas.

  • Justificação de cada despesa. O funcionário deve justificar todos os custos, usando o consequente autorização ou fatura e, uma vez recebido o visto bom da empresa, será paga a quantia ao cabo de um tempo (geralmente entre 11 e 30 dias).

  • Sistemas mistos. A meio caminho entre os dois modelos anteriores, existe uma infinidade de sistemas mistos, onde se combinam os dois modelos: obrigatoriedade de justificar uma parte dos custos e outros não, fixação de valores máximos para certos conceitos, etc.

O valor de uma gestão adequada


Independentemente do modelo escolhido pela empresa, este deve ser gerido de forma adequada, já que, desta forma, consegue-se: melhorar a eficiência da empresa, reduzir custos, aproveitar os benefícios financeiros e fiscais, integrar sistemas, aprender com os dados gerados, detectar fraudes, ser mais competitivos e melhorar o ambiente de trabalho.


A economia de como conseqüência de uma gestão adequada de dietas e kilometrajes ocorre em duas esferas distintas: o tempo dedicado a tarefas de elaboração de folhas de despesa e de supervisão e de poupança direto por detecção de fraude


Uma das melhores formas de otimizar a gestão de dietas e kilometrajes é a utilização de ferramentas de gestão baseadas em plataformas de software específicas que automatizam os processos, proporcionando eficiência, flexibilidade e controle.


Estas aplicações têm a grande vantagem de poder ser usado em qualquer modelo de gestão e sempre se conseguem resultados notáveis, bem como um rápido retorno do investimento necessário. Além disso, sua eficácia e rentabilidade multiplica-se, para a utilização de tais programas, se somam outras ações, como a definição, por parte da empresa, em consenso com os trabalhadores e sindicatos, de alguns parâmetros de custos bem definidos.